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Questi preparativi maturarono, così che nel 1988 due istituzioni, l’Università Pontificia Salesiana e quella che poi è diventata la Pontificia Università della Santa Croce, ebbero il coraggio di iniziare il nuovo cammino. Il passo fatto dalla Salesiana e dalla Santa Croce stimolò i direttori delle biblioteche a riprendere il dialogo. Dopo una serie di incontri nacque, nel 1989 il Gruppo Biblioteche Ecclesiastiche (G.B.E.), e al suo interno una Commissione per l’automazione, la quale, dopo aver esaminato vari programmi, scelse il programma ALEPH per la sua flessibilità, la sua semplicità e le sue molteplici applicazioni. L’anno 1991 dà l’avvio a quella che si può considerare la fase organizzativa della rete. Il 13 maggio 1991 si costituisce ufficialmente l’Associazione URBE. Gli anni 1992 e 1993 sono anni di studio e di decisioni circa l’impostazione tecnica, la risoluzione dei problemi finanziari e l’aggregazione di nuovi Soci.

Il 5 maggio 1994 fu inaugurata ufficialmente la rete informatica URBE che collegava 14 istituzioni ecclesiastiche di studi superiori a Roma: 5 Università (Angelicum, Gregoriana, Salesiana, Santa Croce e Urbaniana); 3 Atenei (Anselmiano, Antonianum, Regina Apostolorum); 6 Istituti o Facoltà: la Facoltà di Scienze dell’Educazione “Auxilium”, la Facoltà Teologica “Marianum”, il Pontificio Istituto Biblico, il Pontificio Istituto Orientale, l’Accademia Alfonsiana e il Centro Pro Unione. Dal 1995 al 2002 è stato membro associato anche l’Istituto Teologico Don Orione. In questi 10 anni 5 biblioteche sono riuscite a completare l’automazione del proprio catalogo e le altre si stanno avviando al completamento del recupero del retrospettivo. Dal maggio 1994 al 31 dicembre 2002 la somma di records catalografici creati dalle 14 Biblioteche di Urbe si aggira sui 1.700.000 records. I records catalografici costituiscono un Indice centrale di quasi 1 milione di records se non si tiene conto dei records sovrapposti.

Il patrimonio librario globale di queste 14 istituzioni è vicino se non superiore ai 4 milioni di libri, 24.000 periodici, quasi 5.000 cinquecentine e qualche centinaio d’incunaboli. Oltre la quantità dei fondi è da apprezzare la varietà che ne risulta: grazie alle diverse specializzazioni degli studi promosse in alcune delle nostre Istituzioni, viene garantita la completezza e la qualità delle collezioni delle varie discipline teologiche e non soltanto dei così detti libri di religione, ma anche dell’intero campo delle scienze umanistiche. Così considerando le diverse Istituzioni accademiche con le relative specializzazioni, siamo in grado di declinare le seguenti discipline:

scienze filosofiche (Angelicum, Gregoriana, Regina Apostolorum, Salesiana, Santa Croce, Urbaniana)
scienze bibliche (Biblico)
scienze liturgiche (Sant’Anselmo)
scienze morali (Accademia Alfonsiana)
scienze storiche (Antonianum, Gregoriana, Orientale)
scienze sociali, psicologia, educazione (Angelicum, Auxilium, Gregoriana, Salesiana)
scienze della comunicazione (Salesiana)
Catechetica (Salesiana)
Ecumenismo (Centro Pro Unione)
Mariologia (Marianum)
Missionologia (Urbaniana)
Oriente cristiano (Orientale)
Patristica (Gregoriana, Salesiana, Sant’Anselmo)
Patristica greca e orientale (Orientale)
Spiritualità (Angelicum, Gregoriana, Salesiana, Santa Croce)

Attualmente l’Associazione sta vivendo una fase di passaggio tra un software e un altro e questo comporta una ristrutturazione e riconfigurazione della rete stessa.

L’Associazione Urbe è nata principalmente con lo scopo di coordinare e gestire il collegamento in rete dei sistemi informatici delle Biblioteche dei Soci. Per ovvie ragioni, fin dall’inizio è stato adottato un solo prodotto per la gestione integrale delle nostre Biblioteche: il programma Aleph. Ciò è stata anche un’ottima occasione per far lavorare insieme i nostri catalogatori, poiché si imponevano delle scelte comuni al fine di consentire uno sviluppo armonico ed omogeneo del lavoro di catalogazione e al fine di costituire un Catalogo centrale.

Infatti, una macchina della Rete Urbe è stata destinata a svolgere le funzioni di indice centrale. Urbe ha considerato importante privilegiare l’autonomia gestionale e amministrativa delle singole biblioteche, lasciando quindi che ogni biblioteca perseguisse la catalogazione del patrimonio librario nella linea della propria tradizione e impostazione. Questo lo permetteva lo stesso applicativo Aleph. Tuttavia, per consentire un accesso centralizzato ai propri dati e per poter meglio condividere il lavoro di catalogazione tra noi, venne alimentato il nodo centrale (denominato UCC) che creava una scheda con cinque dati: autore, titolo, anno di pubblicazione, titolo di serie, con l’indicazione della biblioteca che possedeva il volume e il numero di record del catalogo di provenienza. La ricerca attraverso UCC consentiva conoscere quali biblioteche di Urbe disponevano di un certo titolo e se ne poteva raggiungere automaticamente la scheda completa. Ben presto l’accesso al catalogo UCC fu sostituto da interfaccia web, grazie al sistema di interrogazione MultiWeb, sviluppato all’interno della nostra Rete. Tra il 2001 e il 2002 per ragioni tecniche UCC1 è stato sostituito da UCC2 che ne migliorava l’interrogazione e la velocità di ricerca; Il nuovo catalogo centrale è aggiornato dei dati bibliografici catalogati fino al giugno 2002. Statistiche effettuate sulla rete dimostrano che il catalogo centrale è stato notevolmente consultato da utenti esterni della rete.

Dal 2001 è in fase di studio e ora già di realizzazione un secondo progetto che tende a una migliore e più soddisfacente collaborazione e condivisione dei dati catalografici tra le singole biblioteche. Infatti il nuovo progetto rinnova completamente la rete Urbe. Ciò si è reso necessario per l’adozione di un nuovo software di sistema integrato per la gestione di biblioteche. La scelta, maturata di comune accordo tra tutti i Soci, ci ha portato verso il software Amicus, sistema di automazione di biblioteche totalmente integrato. Si sono costituiti due poli o server centrali – in dialogo fra loro – verso i quali convergono le 14 biblioteche Urbe. Per il momento i due poli ospiteranno in maniera autonoma i cataloghi delle singole biblioteche, per evolversi un domani verso la creazione di uno o due database trasparenti e uniformi capaci di offrire dati omogenei agli utenti della rete Urbe.

Questo è il link a tutti i cataloghi online.