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Dimostrare la conformità alla norma.

Analizzare la conformità di un sistema qualità alla norma di riferimento significa analizzare il soddisfacimento di tutti i requisiti applicabili


DIMOSTRARE LA CONFORMITÀ ALLA NORMA


(Traduzione del documento APG - Demonstrating conformity to the standard, a cura del Comitato SGQ di AICQ)

“Condurre un audit a fronte dei punti della norma” rispetto a “Condurre un audit sui processi del-l’organizzazione oggetto dell’audit”


Le liste di riscontro possono non essere sufficienti quando si valuta la conformità alla nor-ma


A conclusione di un audit, l’auditor dovrebbe essere in grado di sapere se sono stati soddisfatti, o meno, tutti i requisiti della norma.

Quando si cerca di riscontrare la conformità alla norma, spesso si tende ad utilizzare liste di riscon-tro in quanto un auditor può smarcare uno per uno i requisiti della norma, ed assicurarsi di averli coperti tutti. L’approccio di riempire una lista di riscontro è un modo semplice per assicurarsi che tutti i requisiti della norma siano stati controllati. Considerando l’approccio adottato dalla ISO 9001:2000, peraltro, condurre un audit partendo da una lista di riscontro di tipo generale (cfr. do-cumento guida “Liste di riscontro”) può portare un auditor a non raccogliere evidenze sulla effettiva interfaccia tra i processi.

In alcune situazioni non è possibile fare completamente a meno di una lista di riscontro (o di un e-lenco di domande), soprattutto quando occorre fornire evidenze della conformità alla norma a terze parti (ad es. a legislatori, ad organismi di valutazione della conformità).

E’ importante utilizzare una lista di riscontro in modo appropriato ed al momento opportuno, come strumento per mantenere traccia dei requisiti della norma da coprire.


Cos’è un “campione adeguato”?


Non ci sono formule statistiche o matematiche per stabilire il corretto numero di campioni da pren-dere durante un audit. Non è un modo efficiente né assicura rispondenza ai requisiti lo stabilire il numero di campioni da prendere (uno, cinque o anche più campioni per un particolare requisito) per confermare l’ottemperanza ai requisiti. E’ ovvio naturalmente che aumentando il numero di campioni l’auditor ha maggior fiducia di aver valutato correttamente l’effettivo stato di attuazione del SGQ. In questo contesto un campione “adeguato” corrisponde a quel numero di campioni, ri-levati nel corso delle interviste e dell’esame delle registrazioni, in grado di fornire sufficiente fiducia che il SGQ dell’organizzazione è messo in atto come descritto.

L’allegato II del documento IAF “Guida per l’applicazione della Guida ISO/IEC n° 62″ tratta dei campionamenti per più siti, o per le unità organizzative di una azienda, e precisa anche i giorni-uomo richiesti ad un auditor e la formula per il campionamento su più siti.

E’ necessario che l’auditor faccia interviste ed effettui controlli sulle registrazioni e sulle evidenze. Il numero dei campioni da prendere dipende dalla complessità del processo sotto osservazione, dal-la qualità delle informazioni ottenute dall’organizzazione durante le interviste. E’ anche importante che l’auditor si attenga al programma stabilito sul piano dell’audit. Al termine della giornata l’audi-tor, per trarre appropriate conclusioni in merito allo stato di applicazione del SGQ, deve essere convinto della rappresentatività dei campioni e delle evidenze oggettive raccolte.


Registrare le informazioni dell’audit


La ISO 19011 e la citata Guida IAF precisano cosa dovrebbe contenere un rapporto di audit.

E’ comunque importante che i rapporti di audit trasmessi all’organizzazione contengano solo infor-mazioni importanti per l’organizzazione quali, ad esempio, possibili miglioramenti, osservazioni po-sitive e non conformità rispetto alla norma. E’ poco probabile infatti che l’organizzazione si aspetti di veder semplicemente ribaditi e spiegati i requisiti della norma.

Può esserci qualche esigenza, per l’auditor, di dimostrare la sequenza adottata per l’audit (il “bina-rio dell’audit”). L’utilizzo degli appunti presi nel corso dell’audit è, per l’auditor, un modo molto effi-ciente per registrare le risultanze dell’audit. Il principale svantaggio nell’utilizzo degli appunti è che

essi sono in genere un modo tutto personale di registrare le informazioni raccolte durante l’audit e che il livello dei dettagli e lo stile adottato variano grandemente da un auditor ed un altro.

Una lista di riscontro può assicurare una certa uniformità nelle prestazioni degli auditor. Questi, comunque, non dovrebbero dimenticare che il proprio tempo va speso nella conduzione dell’audit e non nel riempire liste di riscontro o prendere appunti.

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