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3. Rendicontare il cinque per mille: periodo di osservazione, termini e modalità di invio del rendiconto

Qual è l'arco di tempo entro il quale si possono rendicontare le spese? quando si deve inviare il rendiconto? come si invia?

5 x milleCon il termine “periodo di osservazione” intendiamo il periodo entro il quale le spese sostenute possono entrare nella rendicontazione.
Secondo le linee guida il termine è di un anno dalla data di accreditamento dei fondi.
Allo scadere dell’anno decorrono i trenta giorni entro i quali predisporre la rendicontazione e l’evenutale invio della stessa.

I rendiconti devono essere inviati al Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali se il contributo percepito per ogni annualità è superiore a 15.000 EUR. Dall’esercizio finanziario 2009 il limite è stato elevato a 20.000 EUR.
Se il contributo annuale non supera tali limiti, occorre comunque predisporre la rendicontazione ma non è necessario l’invio al Ministero.

L’invio può essere effettuato mediante:
1. invio telematico della documentazione a mezzo posta elettronica certificata all’indirizzo dgvolontariato@mailcert.levoro.gov.it. In base alle linee guida, l’invio a mezzo P.E.C. è vivamente raccomandato.
La documentazione allegata al messaggio deve essere in formato pdf. Sul punto le istruzioni ministeriali sono un po’ confuse: se si ammette l’uso della posta elettronica certificata, nulla si dice circa la firma digitale da apporre ai documenti digitali.
In punta di “informatica” si deve però precisare che ai documenti digitali (rendiconto ed eventuale relazione illustrativa) nonché al messaggio di posta elettronica certificata che li “trasporta” si deve apporre la firma digitale: solo la firma digitale conferisce piena validità giuridica ai documenti in questione, poiché tutti riferibili al soggetto che li ha firmati e trasmessi. Pertanto i documenti redatti in formato doc e trasformati in pdf (meglio se pdf/a) e firmati con la firma digitale del legale rappresentante dell’associazione non necessitano di firme autografe.
2. in alternativa alla P.E.C. si può usare la classica posta raccomandata, riportando sulla busta la dicitura “rendiconto 5‰ dell’I.R.Pe.F., al
Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali
D.G. per il Volontariato, l’Associazionismo e le Formazioni Sociali – Divizione I
Via Fornovo n. 8
00192 Roma

In caso di invio cartaceo, la documentazione deve essere firmata dal legale rappresentante che deve allegare anche la fotocopia del proprio documento di identità.

I documenti contabili che sono stati utilizzati per la rendicontazione non devono essere allegati al rendiconto ma devono essere conservati per dieci anni (termine della prescrizione ordinaria) e dovranno essere esibiti nel caso in cui il Ministero ne faccia richiesta.
Sugli stessi documenti contabili utilizzati per la rendicontazione deve essere apposta la dicitura (va bene anche un timbro) che attesti che “la spesa è stata coperta mediante l’utilizzo dei fondi del 5‰ I.R.Pe.F. anno finanziario 2…”