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Creare un modulo con Word

Creare un modello di documento con porzioni non modificabili, può essere utile per carte intestate e documenti da salvare in un archivio.

Creare un modulo con Word
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Un modulo è un documento composto da aree di testo standard (generalmente, non modificabili) e da campi che vengono utilizzati per l’inserimento dei dati.

Nella pratica quotidiana di chi si occupa di amministrazione (ma può tornare utile anche in ambito scolastico), è necessario elaborare documenti digitali in cui una parte è sempre la stessa (e, quindi, al riparo da modifiche, completamente o in parte) e altre parti modificabili di volta in volta.

Ad esempio, nella corrispondenza in generale vi sono informazioni fisse (l’intestazione, il numero identificativo del documento, la data di revisione, il responsabile della procedura) la cui protezione può essere un valido strumento per uniformare la formattazione dei documenti, che avranno così formati uguali anche nel carattere e nei paragrafi.

E’ utile pertanto creare un modulo di Word creato con campi in cui vengono inserite le informazioni fisse e protette da eventuali modifiche e spazio libero alla digitazione per l’elaborazione del documento da archiviare.

L’utilizzo di un modulo è particolarmente indicato per la stesura e compilazione di documenti standardizzati (si pensi, ad esempio, ad una lettera per la richieste di vario tipo inoltrata dal docente all’ufficio di segreteria) che si differenziano soltanto per alcune informazioni (per riprendere l’esempio, il nome del docente, la sua classe, la data di inizio e fine del periodo di permesso/ferie).
Una uniforme formattazione dei documenti consente, attraverso i suoi campi, un più facile e rapido inserimento dei dati mancanti ed evita, attraverso l’assegnazione di restrizioni al contenuto dei campi, l’inserimento di dati errati nel documento.

Creare un modulo
La procedura per la creazione di un modulo di Word si articola in:

creazione del documento standard
inserimento dei campi moduli e assegnazione delle proprietà ai campi
protezione del modulo ed eventuale creazione di un modello.
Il documento standard contiene generalmente l’intestazione della società/scuola, i riferimenti al modello (nome, numero, data di revisione), eventuali note esplicative per la compilazione (generalmente inserite a fondo pagina), eventuali informazioni aggiuntive nel piè di pagina e, naturalmente, il corpo del documento nel quale dovranno essere inseriti i campi da utilizzare per la sua compilazione.

I campi tipici del modulo sono sostanzialmente tre e sono disponibili all’interno della barra degli strumenti Moduli (per visualizzare quest’ultima si seleziona la voce di menu Visualizza>Barre>Moduli).

Il Campo modulo testo può accogliere testo, numeri o date; dopo il suo inserimento è sufficiente fare doppio clic su di esso o, in alternativa, utilizzare il pulsante “Opzioni per campo modulo” e definire le sue proprietà attraverso la finestra “Opzioni per campo di testo” che appare a video.

Finestra "Opzioni per il campo di testo"

L’elenco a discesa “Tipo”, consente di scegliere il formato da assegnare al campo (testo, numero, data, data corrente, etc.), attraverso l’elenco “Formato testo” (le cui voci differiscono in base al tipo di campo scelto) è invece possibile assegnare un tipo di formattazione al campo, ad esempio maiuscolo/minuscolo per i campi di testo, stile valuta o decimale per i campi numerici, data estesa per i campi data.

Attraverso la finestra Opzioni per campo testo è possibile assegnare altre proprietà come il testo predefinito, la lunghezza, il nome del campo (il segnalibro si utilizza per richiamare il campo in calcoli o macro).

Infine, per facilitare l’utente nella compilazione del modulo è possibile descrivere brevemente il contenuto del campo (ad esempio, indicare la data di inizio del rapporto di lavoro) o la modalità del suo utilizzo (ad esempio, trascrivere prima il Cognome poi il Nome): il pulsante “Testo” guida apre una successiva finestra di dialogo composta da due schede che consentono, rispettivamente, di visualizzare le informazioni sulla barra di stato o in una finestra di dialogo alla pressione del tasto funzione F1.

Indicazioni per l'usabilità del modulo

Il Campo modulo casella di controllo crea all’interno del modulo dei quadratini che possono essere selezionati durante la fase di compilazione. Questo tipo di campo dovrebbe essere utilizzato di frequente in quanto riduce notevolmente i tempi di compilazione del modulo.

Opzioni per le caselle di controllo

Anche in questo caso, per visualizzare la finestra delle proprietà del campo modulo è sufficiente fare doppio clic su di esso o, in alternativa, utilizzare il pulsante Opzioni per campo modulo; la finestra “Opzioni per campo casella di controllo” che appare a video consente di aggiungere un testo guida per la sua compilazione e di decidere se il quadratino deve essere già selezionato durante la fase di compilazione del modulo.

Il Campo modulo elenco a discesa consente di creare un elenco a discesa per la selezione di una delle voci in esso riproposte; dopo il suo inserimento, sempre attraverso la finestra delle opzioni si inseriscono le voci dell’elenco ed, eventualmente, un testo guida per la compilazione.

Opzioni per l'elenco a discesa

Durante la fase di utilizzo del modulo nel campo viene visualizzata la prima voce dell’elenco; pertanto, per evitare compilazioni errate da parte dell’utente è consigliato inserire come prima voce l’etichetta “Selezionare una voce dall’elenco” o simili.

La barra Modulo contiene altri pulsanti
Il pulsante “Disegna tabella” e “Inserisci tabella” e “Inserisci cornice”, che sono disponibili anche in altre barre di strumenti, servono principalmente per “allineare” i vari campi modulo all’interno del documento; il pulsante Ombreggiatura campo modulo consente di individuare facilmente, nella fase di compilazione del modulo, i suoi campi (da notare che l’ombreggiatura, per impostazione predefinita, viene eliminata automaticamente in fase di stampa); il pulsante Reimposta campi modulo consente di “svuotare” i campi modulo mentre il pulsante Proteggi modulo consente di proteggere il modulo ma senza l’assegnazione di password (generalmente, si utilizza per verificare il funzionamento del modulo).

Protezione del modulo e salvataggio come modello
Per proteggere correttamente il modulo (e quindi, anche per consentirne l’utilizzo) si usa il comando Proteggi documento posto nel menu Strumenti, e si interviene all’interno del riquadro delle attività Proteggi documento; in quest’ultimo si spunta l’opzione Consenti solo questo tipo di modifiche nel documento presente nella sezione Restrizione alle modifiche, si seleziona dall’elenco a discesa “Compilazione moduli”, quindi si utilizza il pulsante Applica protezione ed, infine, si digita una eventuale password di protezione nella successiva finestra che appare a video.

Quando si protegge il documento, non è possibile utilizzare il pulsante “Reimposta campi moduli” senza rimuovere la protezione.

Pertanto, per consentire a diversi utenti di avere a disposizione un modulo “vuoto” è necessario salvare come modello. Per farlo è sufficiente utilizzare il comando File>Salva con nome e utilizzare come tipo di file “Modello di documento” nella finestra che appare a video; il file può essere salvato in una posizione qualsiasi ma è consigliato salvarlo all’interno della cartella “Modelli” in maniera che venga visualizzata l’icona al momento della creazione di un nuovo documento basato sul modello.

Per sfruttare il modello appena creato è sufficiente utilizzare il comando File>Nuovo (e non il pulsante Nuovo della barra degli strumenti Standard), e selezionare la voce “In questo computer…” disponibile all’interno della sezione Modelli del riquadro delle attività “Nuovo documento”, infine selezionare l’icona dalla finestra Modelli che appare a video.

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